Como emitir nota fiscal eletrônica sem nenhuma complicação

Uma dúvida comum de quem começa seu próprio negócio é como emitir nota fiscal corretamente.

Emitir nota fiscal é uma tarefa cotidiana para muitos empreendedores. Apesar de ser uma tarefa simples, é muitas vezes feita de forma incorreta. Quando os erros acontecem, geram um grande retrabalho, como substituição de nota fiscal, pagamento de impostos indevidos e possíveis atrasos para receber seu dinheiro.

Aprender como emitir nota fiscal corretamente é uma tarefa essencial para não ter problemas com seus clientes e com a cobrança indevida de impostos.

O primeiro ponto em questão é que, nas pequenas empresas, a maioria das pessoas que emitem nota fiscal não são especialistas no assunto.

Neste caso, é importante ser humilde e contar com a ajuda de pessoas mais experientes, como a assessoria de um bom contador ou um especialista na área em questão.

Neste artigo você poderá conhecer os aspectos básicos para ter segurança e começar a emitir suas notas fiscais.

Nota Fiscal Eletrônica

dicas de como emitir nota fiscal eletrônicaO procedimento para emissão de notas fiscais se transformou com a implementação da Nota Fiscal Eletrônica.

A nota fiscal eletrônica foi um grande salto na redução de burocracias e na facilidade de transmissão de informações. Além de substituir o modelo tradicional em papel, a nota fiscal eletrônica colabora com a eficiência na fiscalização do governo.

Esta substituição de tecnologias foi gradual e teve início em 2006. Nem todos os negócios eram obrigados a emitir eletronicamente suas notas, entretanto, aos poucos novos negócios foram incluídos no processo e novas modalidades de constituição de empresa passaram a existir, como o MEI – Microempreendedor Individual.

O primeiro passo então de como emitir nota fiscal é saber se é uma exigência para seu negócio emitir a nota fiscal eletrônica. Para isso, você pode consultar o site da Receita Federal.

Pré-requisitos para emissão da nota fiscal

O segundo passo, no processo de como emitir nota fiscal, é conhecer os pré-requisitos para a emissão de uma nota fiscal eletrônica.

Para emitir sua nota fiscal você tem os seguintes pré-requisitos:

  • Ser credenciado na secretaria da fazenda;
  • Possuir um certificado digital;
  • Ter um computador com requisitos mínimos;
  • Ter um software para emissão da nota fiscal.

Veja em mais detalhes cada pré-requisito de como emitir uma nota fiscal.

1 – Credenciamento na secretaria da fazenda:

É essencial para emissão de sua nota fiscal estar cadastrado na secretaria da fazenda do local onde sua empresa está localizada. Sem este cadastro é impossível emitir uma nota fiscal.

O cadastro é muito simples, entretanto vale à pena contar com a assessoria de um contador experiente. Assim, nada sairá do controle e seu cadastro ficará pronto o mais rápido possível.

As informações e documentos para a realização deste cadastro variam de município para município, e também podem variar conforme o tipo de empresa que você vai cadastrar.

2 – Possuir um certificado digital:

Um certificado digital é nada mais do que sua assinatura digital. Ou seja, é uma forma de validar as informações transmitidas eletronicamente.

Por isso, para que sua nota fiscal eletrônica seja válida ela precisa de sua confirmação atestando a veracidade das informações contidas ali.

É muito simples adquirir um certificado digital, você pode pesquisar na Internet o local mais próximo de você para a emissão de um certificado. Caso você não encontre com facilidade um local para a emissão, o melhor a fazer é conversar com um contador que ele irá indicar a forma como todos fazem em sua cidade.

3 – Ter um computador com requisites mínimos:

De certa forma este pré-requisito, de como emitir nota fiscal eletrônica, é até óbvio. Você precisa de um computador adequado para emissão de notas fiscais.

É claro que seu computador não precisa ser de última geração, entretanto existem requisitos mínimos para isso. Alguns softwares para emissão de nota fiscal podem ser utilizados em um celular ou tablet. Entretanto, a maioria funciona em um computador ou notebook.

Outro ponto fundamental para seu computador é o acesso à internet. Sem acesso à internet é impossível emitir uma nota fiscal eletrônica. Por isso, internet de qualidade é essencial na hora de fazer este tipo de serviço.

4 – Ter um software para emissão das notas fiscais:

O software é como um programa para a emissão das notas fiscais. Existem inúmeras opções de programas que permitem a emissão de notas fiscais eletrônicas.

É comum cada município ter um programa específico para a emissão das notas que é fornecido gratuitamente.

Entretanto, muitos sistemas de gestão de empresas também fazem esta tarefa.

Caso você não se adapte a utilizar o software gratuito, existem inúmeras opções no mercado que você poderá adquirir com facilidade.

Como emitir nota fiscal eletrônica

Com todos os pré-requisitos solucionados você poderá dar início à emissão de suas notas ficais eletrônicas.

O primeiro passo é criar um usuário no software que você vai utilizar para emissão das notas fiscais. Isso é muito simples e você, você poderá seguir o passo a passo indicado na própria plataforma que você utiliza.

Em uma nota fiscal existem campos importantes e que devem ser preenchidos corretamente. Os principais campos a serem preenchidos são:

  • Dados do emitente;
  • Dados do cliente;
  • Dados dos produtos vendidos ou serviço prestado;
  • Informações de tributação.

Os dados do emitente são os dados da sua empresa. Você não precisa se preocupar com estas informações, pois a maioria dos softwares preenche automaticamente estes campos e geralmente não é possível nem alterar estas informações no momento de emissão da nota fiscal.

Os dados do cliente devem ser preenchidos com precisão, qualquer erro pode ser um problema futuro. Você precisa informar dados como:

  • Razão Social;
  • Número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica ou Física (CNPJ ou CPF);
  • Endereço;
  • Telefone (opcional);
  • Número da Inscrição Municipal;
  • Número da Inscrição Estadual.

As informações dos produtos e serviços devem estar completas. Você precisa descrever com clareza o produto vendido ou serviço prestado. Nesta descrição, poderá ter a necessidade de informar quantidade, unidade, valor unitário, valor de transporte e tantos outros detalhes.

Por fim, você precisará preencher corretamente as informações relativas à tributação. Este é um ponto que pode gerar muitas dúvidas, principalmente se for sua primeira nota fiscal. Mais uma vez indico contar com a assessoria de um bom contador.

Cada tipo de empresa tem informações de tributação diferentes, que podem variar conforme o tamanho da empresa, o tipo de serviço prestado ou produto vendido e o local de instalação. O tipo de cliente também pode interferir nas informações relativas à tributação.

Após tudo estar preenchido, você poderá visualizar a sua nota para conferir os dados inseridos e em seguida emitir sua nota fiscal. Você poderá enviá-la automaticamente para seu cliente, pelo software que está sendo utilizado, ou você pode imprimi-la e enviar para seu cliente.

Finalizando

Parece um pouco complicado todo este processo de como emitir nota fiscal. Entretanto, o processo torna-se simples à medida que você ganha um pouco de experiência.

Nada melhor do que colocar a mão na massa para aprender de verdade tudo que você precisa.

Lembre-se que emitir nota fiscal é fundamental para seu negócio. Assim, você se mantém regularizado junto aos órgãos de fiscalização e pode conseguir novas oportunidades de negócio.

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