Como fazer uma gestão de contratos eficiente com dicas especiais

Realizar uma boa gestão de contratos é fundamental para todas as empresas. É importante para garantir que todos os acordos feitos sejam cumpridos e que as expectativas traçadas pela empresa sejam realizadas. Afinal, o contrato serve para isso, mas nem sempre é cumprido.

É comum encontrar empresas que deixam de lado o contrato durante a prestação dos serviços, falham no cumprimento das cláusulas e até mesmo negligenciam muitas obrigações que concordaram ao assinar.

Este tipo de prática faz com que a empresa seja prejudicada, com a incidência de multas e até mesmo a suspensão do contrato estabelecido.

Para evitar este tipo de problema é fundamental que o contrato seja muito bem avaliado e as cláusulas estabelecidas estejam dentro da disponibilidade de cumprimento de ambas as partes. Algumas empresas não cumprem seus contratos por má fé, mas porque assumiram o que não conseguiam cumprir.

O que é gestão de contratos?

gestão de contratos eficienteAs atividades no mundo dos negócios que relacionam empresas e profissionais são geridas por contratos. Nestes contratos estão todas as condições para que o relacionamento seja frutuoso para ambas as partes.

Ou seja, em um contrato são definidas as obrigações e direitos de ambas as partes. Ao assinar um contrato os envolvidos concordam com todas as cláusulas e assumem um firme compromisso de cumprir tudo que está descrito no contrato.

A gestão do contrato é um conjunto de técnicas e ações que visam garantir que o contrato seja cumprido e que as condições firmadas inicialmente sejam respeitas por ambas as partes. Ou seja, a gestão de contratos tem como objetivo garantir que tudo ocorra como previsto.

A gestão pode e deve ser aplicada em todas as fases do contrato.

Na fase de negociação, garantindo que a empresa assuma compromissos que são possíveis de serem cumpridos e não seja lesada em nenhuma cláusula abusiva.

Durante a execução do contrato, momento em que o gestor do contrato se esforça para que todas as cláusulas do contrato sejam respeitadas. Desta forma ambas as partes colaboram para que o contrato seja cumprido como acordado.

A gestão também é importante após o término do contrato. Na fase pós-contratual o gestor garante que todas as obrigações foram cumpridas e que ambas as partes estão satisfeitas e certas de que o contrato foi vantajoso.

Para isso a gestão de contratos possui inúmeras ferramentas, como as listadas a seguir:

  • Cronograma físico e financeiro do contrato;
  • Caminho crítico;
  • Fluxogramas;
  • Matriz de responsabilidades;
  • Atas de reuniões;
  • Curva ABC e curva S;
  • Plano de ações;
  • Relatórios diversos.

Dicas para uma gestão de contratos eficiente:

Confira agora dicas que irão te auxiliar a ter sucesso com sua gestão de contratos.

1 – Tenha um responsável pela gestão dos contratos:

A primeira dica é ter um responsável por esta atividade. Nas grandes e médias empresas é comum contar com um gestor de contratos especializados na área, mas em pequenas e microempresas isto já é mais complicado.

Mesmo não sendo possível contratar um profissional específico é importante designar a função de gerenciar os contratos a um profissional. Este profissional deve ter experiência na área de atuação da empresa, conhecer as condições comerciais em que a empresa opera e ter diálogo constante com a direção e com as equipes que executam os serviços relacionados ao contrato.

O gestor de contratos será responsável por garantir que as cláusulas sejam cumpridas pela empresa que representa. Também será responsável por exigir que a outra parte do contrato cumpra com o que foi acordado.

Em muitos casos o gestor de contratos deverá trabalhar como um administrador de conflitos e interesses. Caso não seja possível cumprir algum prazo estipulado ou qualquer outra cláusula é importante que o gestor tenha condições de negociar melhores condições para ambas as partes.

2 – Inicie a gestão de contratos na fase de negociação:

É importante que o gestor de contratos já comece a atuar durante a negociação dos serviços e formulação das condições e cláusulas do contrato.

Com a experiência de gestão de outros contratos e conhecendo a operação da empresa o gestor terá condições de indicar prazos e condições comerciais condizentes com a realidade da empresa.

Assim o contrato será desenvolvido para que realmente seja cumprido. Isso evita contratos unilaterais ou condições absurdas, que fogem da realidade.

É certo que em muitas negociações, como licitações públicas, os contratos já estão estabelecidos, mas é importante que antes de assinar o contrato o gestor esteja consciente das condições que estarão sendo assumidas.

O importante é que o gestor não caia de paraquedas em um contrato, mas que participe de todo o processo desde o início.

3 – Mantenha as atividades da gestão de contratos organizada:

A terceira dica para ter uma gestão eficiente é manter todas as atividades, processos, formulários, atas e qualquer outra ferramenta organizada.

Quando falo de organizado é organizado de tal forma que outras pessoas tenham condições de entender o que está acontecendo. Isso é fundamental em toda empresa.

Faz parte da gestão manter todos os contratos organizados de uma maneira lógica e sensata.

Isso garante que ao mudar o gestor do contrato a gestão realizada na empresa não seja perdida ou prejudicada. É comum encontrar empresas que perdem determinados funcionários e com isso perdem a gestão que estava sendo realizada, pois todas as atividades estavam concentradas em um único profissional e não existia uma organização adequada dos serviços.

Finalizando

Caso sua empresa ainda não faça uma gestão de contratos adequada é hora de colocar estas dicas em prática e mudar esta realidade. O cumprimento dos contratos é uma grande dificuldade de muitas empresas, a boa gestão evita este tipo de inconveniente.

Cumprir bem os contratos é garantia de que sua empresa terá uma imagem cada vez melhor avaliada no mercado.

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Forte abraço.

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