Como organizar uma empresa em 7 passos práticos

A organização é essencial para que uma empresa conduza seus negócios com seriedade e crie um ambiente favorável ao crescimento. Aprender como organizar uma empresa não é complicado, a maioria dos passos são simples, o difícil é mudar maus hábitos que são cultivados em muitas empresas.

Em muitos casos esta organização é natural, visto o próprio fundador da empresa ser organizado ou se preocupar com a organização do negócio desde a fundação da empresa.

Em outros casos não é bem assim, algumas empresas são desorganizadas em sua essência, com responsabilidades mal distribuídas, processos inadequados e um ambiente de trabalho desagradável.

Para você que quer aprender como organizar uma empresa é importante ter consciência que este processo não é rápido. Outro problema é que é muito fácil voltar atrás e se acomodar na desorganização, em especial, quando você encontrar algum tipo de resistência por parte dos funcionários ou direção.

Portanto, antes de ir direto aos passos a primeira dica é ter perseverança e se fortalecer para as críticas e questionamentos que virão. Você poderá ouvir muitas vezes a frase “Sempre funcionou assim, por que precisamos mudar isso agora”.

Principais vantagens de uma empresa organizada

Antes de mais nada é importante estar motivado para a missão de organizar o seu negócio.

Para isto resolvi apresentar para você algumas vantagens de ter em mãos uma empresa organizada. São inúmeras as vantagens que você poderá obter com a organização do seu negócio, cada nicho de negócio apresentará vantagens também exclusivas, aqui coloco somente as principais vantagens.

As principais vantagens são:

  • Aumento da produtividade da empresa;
  • Redução de custos indiretos;
  • Redução do risco de acidentes de trabalho;
  • Melhor ambiente profissional;
  • Redução do consumo de material por desperdício ou falhas;
  • Gerenciamento adequado financeiro;
  • Ambiente propício e adaptável ao crescimento do negócio;
  • Aumento da credibilidade junto a fornecedores e clientes;
  • Melhoria dos processos internos;
  • Eficácia na transmissão de informações;
  • Distribuição adequada de responsabilidades e tarefas;
  • Maior retenção de bons valores profissionais para a empresa;
  • Facilidade na obtenção de certificações como ISSO 9001;
  • Facilidade na adequação a normas de operação e segurança no trabalho;
  • Facilidade na implementação de melhorias contínuas nos processos da empresa.

Você pode encontrar muitas outras vantagens importantes para organizar seu negócio. Por isso, antes de implementar as ações para organizar sua empresa pense nos benefícios que você poderá obter com um negócio organizado e bem gerenciado.

Vamos então ao passo a passo de como organizar uma empresa.

Como organizar uma empresa em 7 passos

1 – Envolva todos os profissionais:

passo a passo de como organizar uma empresaO primeiro passo para ter sucesso com a organização de seu negócio é envolver todos os profissionais de sua empresa.

Não adianta um setor se empenhar se os outros setores não fazem a sua parte. É comum isto acontecer em algumas empresas, os gestores criam um setor de qualidade e deixam toda a responsabilidade de organização sobre este setor. Desta forma os outros profissionais muitas vezes não se sentirão envolvidos e responsáveis pela organização da empresa.

O que você deve fazer então é sensibilizar todos os profissionais quanto a importância de uma empresa bem organizada. Para isto você pode utilizar os benefícios que serão obtidos para todos.

Você pode também criar premiações para setores ou funcionários que colaborarem significativamente com a organização da empresa.

Outro ponto fundamental é que os gestores da empresa sejam os primeiros a se envolverem. Não adianta uma mudança de todos os funcionários se os proprietários ou gestores, que são os mais interessados nas mudanças, viverem à parte da nova organização.

2 – Faça uma avaliação do que precisa ser corrigido:

O segundo passo de como organizar uma empresa é avaliar como está a sua empresa hoje.

Para isto não conte somente com sua opinião e suas observações, é importante que esta avaliação parta também de todos os setores. Você verá que existem processos e situações que seus funcionários podem identificar que você nunca iria imagina.

Não deixe passar nada em branco, tudo aquilo que você identificar como algo desorganizado anote e estude uma solução. Não se esqueça dos pontos mais simples, desde uma mesa desorganizada, o depósito de material de limpeza, ou as estações de trabalho de todos os funcionários.

Preze por encontrar a falta de organização nos processos e no ambiente de trabalho. Criar um ambiente agradável é essencial para o crescimento da produtividade e a retenção de bons profissionais na sua empresa.

3 – Identifique soluções práticas e de fácil implementação:

O momento agora é de separar todos os problemas encontrados por você e os profissionais envolvidos em cada área e identificar soluções.

Vale ressaltar que as soluções precisam ser práticas e de fácil implementação. Não é hora de complicar ainda mais seu negócio, é o momento de descomplicar.

Lembre-se de contar com o auxílio de todos os seus funcionários, aceitar e colocar em prática as soluções identificadas por eles pode ser um fator motivacional ainda maior. Todos se sentirão valorizados pelas propostas aceitas e se sentirão ainda mais responsáveis por fazer aquelas ações funcionarem em seus setores.

Não tente impor determinada solução somente por ser o dono ou o gerente do negócio. Tente sempre conciliar soluções que todos possam abraçar e estejam de acordo que são soluções que aumentarão a eficiência da empresa.

Em alguns casos será necessário impor algumas ações, em especial para equipes acomodadas. Faça isso com cuidado e sempre mostrando todos os benefícios que serão colhidos ao final da implementação.

4 – Comece a organizar o ambiente e depois mude os processos:

Para você que quer aprender como organizar uma empresa é importante diferenciar dois aspectos que precisam ser organizados.

O primeiro deles é o ambiente de trabalho, ou seja, o meio físico onde todos desempenham suas funções. O segundo aspecto são os processos da empresa, é como a empresa funciona, como produz valor e transmite suas informações.

Para ter sucesso com a organização de sua empresa é importante estar atento a estes dois aspectos. Uma dica importante é começar pela organização do ambiente, por aquilo que é visível e pode ser facilmente mensurável.

A organização do ambiente vai criar uma atmosfera propícia a corrigir processos que talvez já estejam arraigados no seu negócio a muito tempo.

Os benefícios visíveis que são obtidos com a organização do ambiente poderão motivar ainda mais seus funcionários. Até mesmo aqueles que estavam mais relutantes com as mudanças poderão ser sensibilizados com os pequenos resultados obtidos com a organização do ambiente de trabalho.

A organização dos processos exige maior compromisso, pois são mais difíceis de serem mensurados. Boa parte dos funcionários pode não perceber como a alteração de alguns processos pode ajudar uma empresa.

Além disso, os resultados da organização dos processos da empresa são melhor percebíveis no médio e longo prazo. Poucos serão identificados a curto prazo.

5 – Distribua responsabilidades e não sobrecarregue ninguém:

Um passo importante de como organizar uma empresa é saber delegar muito bem responsabilidades.

Isso evita que alguns fiquem sobrecarregados e que outros não tenham nenhuma responsabilidade com a nova organização e os novos processos da empresa.

Para que haja um bom envolvimento de todos os profissionais é importante que todos sejam responsáveis.

Neste momento é hora de descobrir novos valores dentro do se próprio negócio. Distribuir responsabilidades novas para as pessoas que você considera capaz e aliviar outros profissionais que possam estar sobrecarregados com processos inadequados, para que possam produzir ainda mais.

É fácil encontrar dentro de empresas, profissionais caros com responsabilidades que poderiam ser atribuídas a um estagiário.

Isso é um grande problema, que tem como consequência o aumento de custos, a baixa produtividade de um profissional especializado e a falta de oportunidade para o crescimento dos estagiários e novos profissionais, pois estes precisam também assumir responsabilidades para se desenvolverem.

A distribuição correta de responsabilidades é um ponto chave de uma bota gestão de pessoas.

6 – Crie novas regras, mas não exagere:

É necessário também rever as regras dentro do seu negócio. Muitas empresas já possuem muitas regras comportamentais e acrescentar mais regras poderia ser prejudicial ao negócio.

Por isso, não exagere na hora de criar regras para o negócio.

Para que uma regra funcione e seja sempre colocada em prática é importante que ela tenha as seguintes características:

  • A regra precisa ser objetiva e clara, não deixar dúvidas para ser desrespeitada;
  • Precisa ser aplicável, não queira criar regras abstratas;
  • Deve ser aplicada a todos envolvidos no negócio, não somente a alguns funcionários, privilegiando uns e prejudicando a outros;
  • Uma regra de comportamento não pode estar acima de qualquer lei ou direito trabalhista de seus funcionários;
  • Deve ser justificável, apresentando seus objetivos e benefícios para a empresa.

Tenha poucas regras em seu negócio, mas que sejam práticas, objetivas e que sirva para todos os funcionários. Assim você terá grandes chances de ter sucesso com sua organização.

7 – Crie um processo de melhoria contínua:

O último passo de como organizar uma empresa é criar um processo de melhoria contínua.

Alguns processos podem ficar obsoletos conforme o desenvolvimento tecnológico, a implementação de novas ferramentas ou o crescimento da empresa. Assim a organização da empresa precisa ser revista.

Vale ressaltar que a organização da empresa é diferente de princípios e valores observados pela empresa. Os princípios e valores devem ser imutáveis mesmo com o crescimento do negócio.

A alteração dos processos e a revisão de regras e normas é essencial para que a empresa se adeque a novas realidades e consiga executar seus trabalhos com base em seus princípios e valores imutáveis.

A abertura a mudança é uma excelente característica para que sua empresa esteja sempre pronta a crescer. Criar uma consciência de constante auto avaliação e revisão de processes em seus funcionários é um grande passo em busca de um serviço de excelência e qualidade.

Uma boa ação é incentivar o empreendedorismo corporativo em seu negócio. Assim seus funcionários estarão sempre dispostos a propor novos processos e inovações importantes para que seu negócio continue competitivo no mercado.

Últimas palavras

Organizar uma empresa é um grande desafio. Pode parecer simples quando lemos passos tão práticos e simples, entretanto mudar hábitos é uma das coisas mais difíceis na vida do homem. É essencial que você tenha consciência disso.

Uma empresa é formada essencialmente por homens e mulheres que possuem preferencias, hábitos familiares, crenças e que buscam um sentido para suas vidas. Respeitar tudo isso é essencial para organizar o seu negócio e criar um ambiente propício para a alta produtividade.

Tenho certeza que aprender como organizar uma empresa é um processo contínuo, que se renova a cada implementação tecnológica, a cada crescimento e a cada nova exigência do mercado.

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