Contas a pagar e receber: 10 Dicas para não falhar em sua empresa

Ter um bom controle de contas a pagar e receber é essencial para um bom planejamento financeiro e para o sucesso financeiro do seu negócio.

Com este tipo de controle é possível avaliar o que aconteceu no passado, ter clareza e consciência do que está acontecendo no presente e planejar muito bem o futuro.

Ou seja, é possível avaliar de forma simples e prática dados importantes de gastos e recebimentos. Assim você pode tomar medidas de redução de custos e organizar as contas que precisam ser pagas. Fazer estimativas e projeções quando você tem um bom controle de contas a pagar e receber se torna tarefa simples e intuitiva.

Caso você ainda não faça este tipo de controle em sua empresa é hora de começar. Você só terá benefícios.

Além do mais, não ter controle sobre as contas a pagar e contas a receber é um grande perigo para sua empresa. Quando falta controle nos gastos a chance de endividamento é muito grande.

10 Dicas para ter sucesso com contas a pagar e receber

1 – Seja organizado com suas finanças

controle de contas a pagar e receberO primeiro ponto para aproveitar todos os benefícios de um bom controle de contas a pagar e receber é ser organizado com suas obrigações financeiras.

É importante separar um tempo no seu dia específico para esta tarefa. Nada de deixar para amanhã o que deve ser feito hoje.

Muitas empresas têm sérios problemas com atrasos, cobranças e pagamento de multas não por falta de dinheiro, mas por falta de organização. Você não pode deixar que a desorganização atrapalhe seu negócio.

Para isso, tenha sempre tudo em mãos. Você pode separar uma pasta para guardar as contas a pagar, organizando estas contas por dia. Além disso, é essencial guardar alguns recibos para comprovar o pagamento caso ocorra algum problema.

2 – Registre todas as contas a pagar

É importante que você não despreze nenhum tipo de conta. Só assim você terá consciência do quanto você precisa receber para manter seus pagamentos em dia.

Anote até mesmo as contas com valores muito pequenos, não despreze nada. São esses pequenos gastos do dia a dia que causam a impressão de que seu dinheiro está escorrendo pelos dedos.

Quando você não faz estes registro a possibilidade de se esquecer de pagar alguma conta é muito grande. Todos os empreendedores, hoje em dia, têm uma vida muito corrida e podem sim se esquecer de uma conta ou outra. Por isso, é essencial registrar tudo.

Faça desse registro um hábito durante o seu dia a dia, não deixe nada passar em branco.

Lembre-se das multas e juros que você pagará caso perca os dias de pagamento. A consequência de não registrar suas contas a pagar é perder dinheiro.

3 – Planeje seus pagamentos

Ter um planejamento de pagamentos é uma boa opção para quem quer otimizar o uso do dinheiro em sua empresa.

Algumas contas oferecem desconto com pagamentos antecipados. Você pode aproveitar estes pagamentos antecipados para reduzir os seus custos e consequentemente aumentar seus lucros.

Do outro lado da moeda, existem as contas que possuem juros e multas absurdas. Sem um bom planejamento é fácil cair nesta armadilha.

O pior é que o atraso de contas a pagar não é somente o prejuízo financeiro com as multas e juros, pode ser um prejuízo muito maior. Pois, alguns impostos atrasados podem inviabilizar recebimentos junto a órgãos públicos e participação em licitações em órgãos públicos ou processos de compra em grandes empresas.

Como pode ver, fazer um planejamento dos seus pagamentos é essencial para sua empresa.

4 – Não misture conta pessoal com conta jurídica

Este é um grande problema de muitos pequenos empreendedores. A falta de clareza do controle financeiro muitas vezes acontece por não separar as contas pessoais das contas da empresa.

Não confunda o que é dinheiro da empresa com o seu dinheiro. Isso só traz prejuízos para seu negócio.

O primeiro prejuízo é a falta de credibilidade das informações contábeis do seu negócio. Fica muito complicado de fazer um balanço real e que tenha utilidade para você no futuro.

Outro ponto negativo é a sensação que gera nos donos de que o negócio só toma seu dinheiro e dá pouco retorno. Esta sensação é enganosa, apesar da empresa ser sua, ela não deve abraçar todas as suas despesas pessoais. O seu dinheiro vem dos lucros e do seu pró-labore mensal.

Outro fato muito ruim é que os gastos pessoais podem prejudicar consideravelmente as finanças de uma pequena empresa, principalmente se o padrão de vida do empresário for muito alto.

5 – Saiba negociar suas dívidas

Uma grande vantagem de quem faz o controle de contas a pagar e receber é a possibilidade de prevenir o endividamento.

É possível avaliar se você realmente terá dinheiro em caixa para pagar determinada dívida. Com isso, você evita constrangimentos, pois pode renegociar esta dívida junto ao credor, sem o pagamento de possíveis multas.

Caso a renegociação da dívida não seja possível você ainda terá tempo hábil de recorrer a um empréstimo. E um bom empréstimo, pois terá tempo para avaliar as taxas de juros e as condições de diversos bancos para sua empresa.

Assim você evita o endividamento desordenado de seu negócio. Lembre-se, muitas empresas não sofrem de falta de dinheiro, mas sim de falta de organização.

Muitos empreendedores não sabem o que pagar, quanto pagar, quando pagar e para quem pagar.

6 – Para receber bem, seja próximo de seus clientes

Quanto às contas a receber é muito bom para a empresa estar próximo de seus clientes.

Isso mantém seus clientes mais atentos com as contas a serem pagas. Outro fator importante é um serviço sempre muito bem prestado. Nada melhor do que um cliente satisfeito para pagar contas e dia.

Para estar mais próximo de seus clientes é necessário criar canais de comunicação. Isso pode ser feito com envio de mensagens com certa frequência sobre novidades, informações e assuntos úteis para seu cliente.

Oferecer novos planos, novos produtos ou novos serviços é uma boa opção para estar sempre na lembrança de seu cliente.

7 – Não tenha medo de fazer cobranças

As cobranças são necessárias em toda a empresa. Por isso, não tenha receio em cobrar de seus clientes contas que precisam ser pagas.

Muitas pessoas se sentem constrangidas em cobrar de seus clientes, mas isso é normal e deve ser encarado com naturalidade pelo empreendedor. Afinal, todos precisam receber por um serviço prestado, seu cliente não estará fazendo nenhum favor, simplesmente cumprindo com a obrigação.

É claro que você precisa fazer uma cobrança com sabedoria e bom senso.

A melhor cobrança é a antecipada. É quando você lembra seu cliente de uma maneira gentil e cordial de que sua fatura estará vencendo em 5 dias, por exemplo. Assim o cliente não vê como cobrança e sim como um aviso para que ele evite pagar multas e juros.

Agora, quando é necessário a cobrança após o vencimento ela deve ser feita respeitando a legislação pertinente e respeitando o bom senso. Evite tomar partido pessoal, é importante agir com todo profissionalismo neste momento. Mas, não deixe de cobrar. Lembre-se que você também tem contas a pagar.

8 – Incentive o pagamento antecipado

Para um bom controle de contas a pagar e receber, tão importante quanto cuidar das despesas é cuidar das receitas.

Receber de forma antecipada é a melhor opção para seu negócio. Por isso, a melhor forma de fazer isso é incentivar seus clientes a pagarem de maneira antecipada.

Este incentivo pode acontecer por meio de descontos ou promoções.

Por exemplo, você pode oferecer um desconto de 5% se a fatura for paga até 5 dias úteis antes do vencimento. Ou então, caso o cliente mantenha os pagamentos antecipados ele terá benefícios, como serviços exclusivos, uma assistência personalizada e descontos futuros.

Seja criativo na hora de incentivar seus clientes a serem bons pagadores. Quanto mais rápido o dinheiro entra no seu caixa melhor para seu negócio.

9 – Comece a valorizar os bons clientes

O controle de contas a pagar e receber te dará uma visão muito objetiva de todos os seus clientes. Você poderá perceber que são realmente os bons clientes do seu negócio.

Assim você poderá tomar atitudes concretas para otimização da sua empresa. Ou seja, trabalhar menos e ganhar mais.

Isso acontece quando você passa a separar os bons clientes dos clientes ruins. Existe uma regra no mundo dos negócios muito simples: geralmente, apenas 20% dos seus clientes são responsáveis por 80% de seu faturamento.

Com o controle de contas a pagar e contas a receber você poderá perceber quais são os clientes que fazer parte desta parcela de 20% que realmente fazem bem para seu negócio. Clientes que são realmente lucrativos.

Assim você poderá conduzir seus esforços para fortalecer ainda mais a relação com os bons clientes e começar a eliminar os clientes que são problemáticos, aqueles que só te dão trabalho e nenhum lucro.

10 – Utilize um software para te auxiliar

Fazer o controle de contas a pagar e receber manualmente pode ser possível para pequenas empresas. Além disso é possível utilizar planilhas para este controle.

Entretanto, hoje em dia, existem bons softwares que podem facilitar e muito a vida das pessoas que cuidam das finanças de uma empresa.

Além da praticidade, um bom software pode reduzir consideravelmente a possibilidade de erros humanos, algo muito comum. Outra vantagem é a possibilidade de sincronização com diversos equipamentos pela Internet, como aparelhos celulares.

Além disso, um bom software de gestão empresarial pode integrar diversas áreas das empresas, facilitando assim o fluxo de informações e otimizando os processos gerenciais.

Finalizando

Só posso dizer no final deste artigo que a cada dia que passa fica um pouco mais difícil de conseguir um bom lucro nos negócios e negligenciar o cuidado com as contas a pagar e receber é um passo para o fracasso.

Dinheiro é algo que quanto mais você cuida, mais ele cresce. Por isso, faça uma boa administração financeira em sua empresa para ter sucesso e tranquilidade de conduzir os seus negócios.

Boa sorte na criação de sua marca!

Compartilhe este artigo com seus amigos e nos ajude a colaborar com a construção de uma cultura empreendedora.

Forte abraço.

Para enviar seu comentário, preencha os campos abaixo:

Deixe uma resposta

*

Seja o primeiro a comentar!