Controle de contas a pagar em 4 passos

Elaborar um controle de contas a pagar é essencial para manter as finanças de qualquer empresa sob controle. É com esta ferramenta simples que se torna possível administrar os custos futuros de uma empresa.

Apesar de ser simples, esta ferramenta é de suma importância. Entretanto, muitas empresas continuam negligenciando seu uso.

Adotar o controle de contas a pagar traz inúmeros benefícios para uma empresa. Por ele é possível avaliar os custos do passado e prever os custos do presente e do futuro. Assim é possível criar estratégias financeiras eficazes para aproveitar da melhor forma os recursos disponíveis.

Contas a pagar são todos os compromissos assumidos pela empresa, como pagamento de funcionários, aluguel, energia elétrica, água, telefonia, internet, compra de maquinário, matéria prima, impostos, entre tantos outros custos.

Este controle fornece informações importantes para tomadas de decisões, além de manter o fluxo de caixa sempre atualizado.

Vantagens de fazer o controle de contas a pagar

A elaboração de um controle de contas a pagar traz inúmeras vantagens para uma empresa. A principal delas é a possibilidade de uma boa administração das finanças da empresa.

Veja com mais detalhes as principais vantagens:

  • Evita o pagamento de multas e juros no atraso de faturas;
  • Identifica todas as despesas pagas pela empresa;
  • Fornece informações reais ao fluxo de caixa e à contabilidade;
  • Auxilia na melhor programação de contas a pagar e melhor distribuição dos recursos;
  • Em caso de dificuldade financeira auxilia na priorização de contas a pagar;
  • Possibilita a avaliação constante das contas pagas e na possibilidade de eliminação de custos desnecessários;
  • É ferramenta importante para um planejamento financeiro a curto e médio prazo.

Para desfrutar de todas as vantagens que um bom controle de contas a pagar pode oferecer é necessário levar a sério este trabalho. É importante que este controle seja feito rotineiramente.

Passo a passo para fazer um controle de contas a pagar

1 – Escolha uma ferramenta adequada:

dicas para um bom controle de contas a pagarO primeiro passo para controlar suas contas a pagar é escolher uma ferramenta adequada. Hoje em dia existe uma infinidade de opções.

Você pode fazer seu controle manualmente, anotando tudo em um caderno próprio para isto. Isso só é indicado para pequenos negócios com poucas despesas ao longo do mês.

Você também pode fazer a opção por uma planilha financeira. A maioria delas é feita em Excel. Você poderá fazer sua própria planilha ou baixar uma pela Internet.

Por fim, também é possível fazer um bom controle com o auxílio de softwares e aplicativos próprios para isso. São inúmeros aplicativos disponíveis, é possível encontrar aplicativos que são gratuitos e outros que são pagos.

Qualquer ferramenta pode ser boa, desde que seja utilizada corretamente.

2 – Registre suas contas e todas as informações importantes:

O próximo passo é registrar todas as suas contas a pagar e as informações pertinentes a cada uma delas.

É importante que você anote, pelo menos, as seguintes informações:

  • Descrição da despesa;
  • Categoria da despesa;
  • Data para pagamento;
  • Valor da despesa;
  • Data da efetivação do pagamento;
  • Pagamento de multas ou juros, se houver.

Todas as informações acima são importantes. Algumas serão úteis para o controle dos dias do pagamento e outras serão importantes para uma avaliação das fontes das despesas.

3 – Faça um controle diário de todas as despesas:

O terceiro passo para um bom controle financeiro é registrar diariamente tudo que acontece.

É importante que seu controle represente o que acontece realmente em seu negócio. Para isso, ele exige uma atualização constante, como o registro do pagamento de qualquer conta e o registro de novas despesas que você adquiriu.

Vale ressaltar a importância de registrar todas as despesas. Muitos empreendedores cometem o erro de desprezar pequenas despesas, entretanto isso pode fazer uma grande diferença no final.

Por isso, não deixe nenhuma despesa passar em branco e faça a atualização do seu controle diariamente, se possível.

4 – Faça uma análise crítica de seu controle:

O próximo passo é avaliar as informações que você tem em mãos. O seu controle não pode se reduzir a simplesmente um punhado de informações, mas deve ser útil ao seu negócio, deve ser útil ao seu planejamento financeiro.

Você poderá utilizar as informações do seu controle de contas a pagar para filtrar as fontes de maiores despesas, identificar despesas que podem ser reduzidas ou eliminadas, verificar pagamentos indevidos, identificar pagamentos de multas e juros e planejar a utilização de seus recursos.

Ter um bom controle em mãos é fundamental em situações de dificuldades financeiras. Fica fácil priorizar as contas que devem ser pagas em dia e administrar o pagamento de multas e juros das despesas que não serão pagas em dia.

A análise crítica de suas contas a pagar é muito útil para utilizar da melhor maneira possível seus recursos financeiros.

Dicas para um bom controle de contas a pagar

Por fim, vale à pena deixar algumas dicas para você ter sucesso ao controlar suas despesas.

A primeira dica é anotar diariamente as despesas recebidas, não deixe para amanhã este serviço. É essencial que seu controle esteja em dia com o que realmente acontece em seu negócio.

Outra boa prática em momentos de crise, é identificar o mais rápido possível as despesas que não serão pagas em dia. O que você pode fazer é renegociar os prazos e evitar o pagamento de multas ou juros.

Além disso, também é importante armazenar todos os recibos e registros de pagamentos de suas despesas.

O melhor é não perder os prazos de pagamento, mas caso não seja possível priorize contas que possuem juros e multas mais altas ou que terão um impacto muito negativo em seus negócios.

Finalizando

Tenho certeza que agora ficou fácil colocar em prática o seu controle de contas a pagar. São inúmeras vantagens para você e para seu negócio. Não deixe de controlar suas despesas, isso será essencial para um bom planejamento e para a boa situação financeira de sua empresa.

Ainda ficou com alguma dúvida ou quer colaborar com alguma experiência, então deixe um comentário.

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Forte abraço.

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