Gestão de documentos para seu negócio com 5 dicas práticas

Uma boa gestão de documentos é fundamental para que sua empresa mantenha informações importantes armazenadas de maneira adequada e sempre acessíveis quando necessário. Neste artigo você encontrará dicas práticas para organizar melhor seus documentos e não ser perder no meio de tanta informação.

Este tipo de gestão surgir da necessidade de organizar melhor tantos documentos que passaram a surgir ao longo do tempo. Teve sua origem no século XIX, em especial nos Estado Unidos e no Canadá.

A grande dificuldade destes países era armazenar e organizar os documentos que realmente eram importantes. Desta forma, foram desenvolvidos princípios básicos para gerir toda documentação, como o armazenamento adequado, organização lógica, definição dos documentos de valor permanente e inibição da eliminação destes últimos documentos.

Como você pode perceber estes princípios são válidos até hoje e podem muito bem ser aplicados à sua empresa. É claro que devem ser guardadas as devidas proporções e realidades de cada tempo. Hoje em dia, existem inúmeros novos recursos e a gestão de documentos se desenvolveu.

O que é gestão de documentos?

como fazer uma boa gestão de documentos em uma empresaNa introdução do artigo já é possível identificar uma definição simples do que é a gestão ou administração de documentos.

Para deixar ainda mais claro é possível definir esta gestão como um conjunto de práticas que facilitam o acesso a documentos que contenham informações importantes. Tudo isso por meio de organização lógica de produção, fluxo e armazenamento de toda documentação com certo valor para a empresa.

Esta gestão dos documentos é orientada por critérios simples e práticos, como os critérios abaixo:

  • Organização da documentação, que pode ser feita por data, cliente ou projeto;
  • Definição da maneira como o documento deverá ser pesquisado para ser encontrado de maneira eficiente;
  • Permissões para acesso, ou seja, quem pode acessar tais documentos e como eles podem ser acessados;
  • Forma de arquivamento dos documentos, que pode ser feita de maneira física ou digital;
  • Condições do ambiente para manutenção da documentação durante sua fase de armazenamento;
  • Definição do tempo de retenção de cada documento armazenado;
  • Procedimentos para descarte dos documentos à parte do momento que se tornarem desnecessários.

Quais os principais benefícios da gestão de documentos?

É possível identificar inúmeros benefícios obtidos com a aplicação de uma boa gestão de seus documentos. Os principais benefícios são:

  • Eficiência no controle e armazenamento dos documentos de uma empresa;
  • Otimizar e tornar acessível informações importantes da empresa;
  • Preservar documentos com valor permanente e manter segura a memória institucional da empresa;
  • Quando necessário facilitar a recuperação de informações importantes da empresa.

Uma boa organização dos documentos é capaz de aumentar a eficiência no acesso a informações e também no armazenamento das informações. Isso se traduz na redução de custos e também na agilização dos processos e consequentemente na produtividade da empresa.

5 Dicas de como fazer uma boa gestão de documentos

1 – Tenha profissionais responsáveis e capacitados para esta atividade:

A primeira dica para você que quer acertar em sua gestão é ter em sua empresa profissionais que sejam capacitados para desenvolver uma boa gestão dos documentos de sua empresa.

É importante que as responsabilidades sobre esta atividade sejam muito bem definidas. Caso contrário é possível que o trabalho não seja bem executado e algumas responsabilidades não serão assumidas por ninguém.

2 – Elabore um procedimento padrão para todas as fases de um documento:

É preciso que seus funcionários saibam o que fazer com um documento. Ter um procedimento padrão irá facilitar muito a vida de quem gerencia os documentos. É importante definir como criar, qual o fluxo correto dos documentos, como e onde armazenar.

Um procedimento padrão evita que o conhecimento sobre a organização da documentação esteja sempre vinculado a uma pessoa. Assim, caso haja necessidade de troca de funcionários você não perderá a memória de como tudo está organizado.

3 – Aprenda a definir quais documentos realmente são importantes:

O número de documentos que uma empresa pode produzir é muito grande. Querer armazenar todos os documentos pode ser um grande erro. Por mais prudente que isso pareça ser é uma ação desnecessária.

Desta forma, é importante saber definir quais documentos realmente tem valor para sua empresa e o que pode ser descartado sem nenhum tipo de transtorno. Em alguns casos, é necessário desapegar do que não possui valor real para sua empresa.

4 – Valorize os profissionais desta área e o serviço desenvolvido:

Uma boa gestão de documentos pode trazer muitos benefícios para uma empresa. Por isso, valorize os profissionais que estão envolvidos neste trabalho e mostre que sua empresa é grata pelo bom serviço desempenhado.

Em muitas empresas este serviço é tido como secundário e recebe recursos e profissionais insuficientes para o bom desenvolvimento das tarefas.

5 – Utilize recursos tecnológicos para aprimorar sua gestão:

Hoje em dia existem softwares específicos para a gestão de documentos. Utilizar um destes softwares poderá facilitar a execução das tarefas diárias, o armazenamento seguro de informações e facilitar a indexação dos documentos.

O software não é necessário, mas pode ser uma boa ferramenta para sua empresa estar ainda mais organizada.

Últimas palavras

Como você pode ver, a gestão de documentos cumpre uma tarefa essencial dentro de uma empresa. É com esta gestão que as informações são organizadas, armazenadas e encontradas com eficiência dentro de seu negócio.

A falta de uma boa gestão pode gerar inúmeros problemas, como a perda de documentos importantes, a demora no fluxo de informações e até mesmo proporcionar a perda da memória institucional do seu negócio.

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