Planilha de Controle de Estoque: Comece a utilizar esta ferramenta

O controle de estoques é essencial para qualquer empresa nos dias de hoje. A falta deste controle tem uma única consequência, o prejuízo. Ou você perde mercadorias pelo vencimento ou você perde vendas pela falta de certa mercadoria. Para te ajudar nesta tarefa, nada melhor que uma boa Planilha de Controle de Estoque.

É claro que uma planilha de controle de estoque é apenas uma ferramenta, e quando uma ferramenta não é bem utilizada pode não surtir um efeito positivo em seu negócio.

Por isso, além de ter uma boa ferramenta é importante que você aprenda a utilizá-la de maneira correta e com a frequência adequada.

O que precisa ter em uma planilha de controle de estoque

Uma boa planilha deve primeiro ter características básicas como:

  • Simples e prática de utilizar;
  • Possível de adaptação conforme a realidade do seu negócio;
  • Ter os dados mínimos necessários;
  • Possibilidade de integração com outras planilhas.

Com uma planilha em Excel você consegue todas estas características básicas. Além destas características, é importante que a planilha contenha os seguintes campos de preenchimento:

  • Cabeçalho de identificação do produto;
  • Identificação do fornecedor;
  • Especificação do produto;
  • Localização no estoque;
  • Características visuais, como tamanho, forma e cor;
  • Data de entrada;
  • Data de validade, quando houver;
  • Quantidade de entrada;
  • Quantidade de saída;
  • Preços unitários;
  • Saldo em estoque.

Vale salientar que a sua planilha deve ser adequada com a realidade do seu negócio. Ou seja, em alguns casos não serão necessários todos os dados acima e em outros casos pode até ser necessário mais informações do que as listadas.

Como conseguir uma boa ferramenta

Existem algumas formas para você conseguir uma boa ferramenta para controle de estoques hoje em dia. Veja a seguir.

1 – Fazer a sua própria planilha

dicas de utilização de planilha de controle de estoqueA primeira forma é fazendo a sua própria planilha. Caso você tenha conhecimento em Excel, esta será uma tarefa fácil para você.

Existem diversas vantagens de você desenvolver a sua própria planilha de controle de estoque. Uma vantagem é você ter uma planilha personalizada com as necessidades de seu negócio, outra vantagem é você conhecer todas as equações e fórmulas que estão por trás da planilha. Além disso você tem uma segurança maior do bom funcionamento da planilha.

2 – Conseguir uma gratuita pela internet

Esta é a forma mais simples, prática e barata. Com uma pesquisa rápida pela internet você conseguirá diversos modelos de planilhas prontas para controle de estoque.

Você pode experimentar diversos modelos e verificar com qual você se adapta melhor. Além disso, você pode baixar uma planilha que seja editável e que poderá ser adaptada para sua realidade.

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3 – Comprar uma planilha

Você também pode comprar uma planilha. É outra forma simples e prática. Você pode comprar uma planilha personalizada para seu negócio ou até mesmo comprar uma planilha padrão pela internet.

Não vejo muitas vantagens nesta opção, visto que existem muitas opções gratuitas de boa qualidade e que resolverão seus problemas.

4 – Usar um sistema específico

Com certeza, esta é a melhor forma para o controle de estoque. Ele supera em praticidade a planilha de controle de estoque. Utilizar um sistema informatizado específico para gestão de negócios pode facilitar e muito a sua vida.

Com um bom sistema você pode integrar com facilidade o setor de vendas com o setor de controle de estoque. Você ganha em rapidez, eficiência e precisão no seu controle.

É claro que esta opção é a mais cara. Apesar dos vários benefícios, pequenos negócios podem ser bem conduzidos com planilhas simples sem nenhum tipo de problema ou desconforto.

Dicas para utilizar bem a ferramenta

Não importa se você tem a ferramenta mais sofisticada ou uma planilha muito simples, é essencial que você faça um bom controle de estoques. Para isso, é importante cultivar alguns hábitos e boas práticas empresariais. Dê uma olhada nas dicas a seguir.

1 – Faça um controle com frequência

Não deixe esta tarefa de lado. Para ter sucesso com o controle de estoques é importante fazê-lo com frequência. Avalie a realidade do seu negócio e defina com que frequência você irá realizar esta tarefa, podendo ser diariamente, semanalmente ou até mensalmente.

Quanto maior a frequência de monitoramento do estoque melhor será o seu controle e sua gestão de compras com fornecedores e eficiência nas vendas para seus clientes.

2 – Estabeleça um estoque mínimo

Com conhecimento prévio do seu negócio é possível definir um estoque mínimo de produtos. Assim você garante que não está comprando em excesso determinado produto que este produto também não irá faltar no balcão do seu negócio.

Com esta medida você ganha um potencial de economia e gestão muito grande. Você elimina as perdas por vencimento de produtos e sempre tem produtos para seus clientes.

3 – Dê preferência para sistemas informatizados

Conforme o tamanho da sua empresa e o tipo do seu negócio, controlar o estoque com uma planilha é um grande desafio. Além de ser trabalhoso, demanda muito tempo e sempre precisa ser atualizado manualmente.

Com um sistema informatizado e específico para gestão de seu negócio você poderá ganhar em rapidez e praticidade. Não tenha dúvidas em contar com um sistema profissional para gerenciar seu negócio.

Outra grande vantagem de um bom sistema é ter todas as informações de seu negócio integradas. Além disso, você pode conferir informações importantes com um simples clique e até mesmo pelo celular.

Considerações finais

Fazer um com controle de estoque será essencial para cultivar o sucesso do seu negócio. Tenha certeza que uma boa planilha de controle de estoque pode ser o suficiente para empresas de pequeno porte.

Agora, caso seu negócio já cresceu e tem um bom porte será essencial um controle mais profissional com a ajuda de um software específico.

O importante é sempre estar com o estoque sob controle, que seja por uma planilha ou por um sistema. É hora de colocar a mão na massa e fazer o melhor pelo seu negócio.

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