Programa de Controle de Estoque: Como escolher o ideal para você

Controlar o estoque é fundamental para gerenciar bem a sua empresa. Principalmente se você estiver empreendendo no ramo do varejo. Apesar de ser fundamental, não é tarefa simples. Entretanto, existe uma forma de automatizar e facilitar esta tarefa, que é a utilização de um bom programa de controle de estoque.

É certo que as novas tecnologias favorecem e muito os serviços relacionados a gestão de um negócio. Existem hoje diversos softwares que podem te auxiliar a gerenciar sua empresa em todos os aspectos. A gestão de estoque não fica de fora dos avanços tecnológicos.

Vale ressaltar que a utilização de um software não substitui a sua atuação como gestor. O software só é capaz de gerar dados e realizar rotinas. A avaliação crítica e as tomadas de decisões ainda continuam sob a sua responsabilidade. O software é apenas uma ferramenta, incapaz de realizar as tarefas de um bom gestor.

A aquisição de um bom programa de controle de estoque é fundamental para que no futuro você não tenha problemas ou esteja insatisfeito com o produto escolhido. É importante que você faça uma avaliação sincera das opções de mercado.

Escrevi este artigo com dicas importantes para que você escolha o programa de controle de estoque ideal para você e seu negócio.

Como escolher um programa de controle de estoque

1 – Faça uma avaliação como um todo

A primeira dica é fazer uma avaliação do software como um todo. Muitas das opções de mercado não fornecem apenas o software de gestão de estoque de forma isolada, ele vem geralmente como uma ferramenta de um sistema maior.

Este sistema maior, usualmente, faz uma sincronização das informações entre os departamentos, como vendas, compras, planejamento financeiro, fidelização de clientes e a própria gestão de estoques.

Caso sua opção seja por um programa de gestão mais completo, faça uma avaliação do produto como um todo. Verifique quais os benefícios que você vai obter com as outras ferramentas disponíveis.

2 – Escolha um programa adequado com sua realidade

como escolher um programa de controle de estoqueOutro ponto a avaliar é qual opção do mercado se adéqua mais à sua realidade. É certo que alguns softwares são ideais para gestão em supermercados, mas não são tão bons para lojas de roupas ou construtoras.

Para isto, verifique as funcionalidades e as opções de personalização. Outra forma de avaliar este ponto é ver quais os principais clientes de cada programa. Assim você pode identificar qual a opção escolhida pelos seus principais concorrentes.

3 – Avalie o custo benefício

A tecnologia em softwares de gestão está cada vez mais acessível aos pequenos empreendedores brasileiros.

Mesmo assim, é importantíssimo avaliar o custo benefícios do programa de controle de estoque. É certo que existem no mercado opções mais caras e até opções gratuitas. O importante neste caso é identificar o custo benefício que a ferramenta pode te proporcionar.

Programas mais caros geralmente possuem funções mais avançadas e personalizadas, é você quem deve decidir se estas funções são realmente necessárias para a gestão de estoque do seu negócio.

Nesta hora existem dois tipos de cuidado essenciais. O primeiro deles é não extrapolar o orçamento para este fim e o segundo é não fazer a opção pelo barato simplesmente pelo preço e não pelo benefício, aí você pode cair na situação do barato que sai caro.

4 – Verifique a compatibilidade com seus equipamentos

Antes de tomar a decisão é importante que você verifique se o software de gestão que você deseja adquirir é compatível com os equipamentos que você já possui.

É importante verificar o espaço da memória requerida, a compatibilidade com o seu sistema operacional (por exemplo Linux ou Windows), sincronização com outros sistemas que você já utiliza no seu negócio e pretende continuar utilizando.

Verifique tudo isso, já pensou comprar um software e ter que trocar diversos computadores ou sistemas operacionais por causa dele? Não é conveniente.

5 – Veja se existe um treinamento para sua equipe

Outra vantagem que algumas opções do mercado podem proporcionar é um treinamento inicial para sua equipe que estará em contato direto com o software.

Um bom treinamento é essencial para que a utilização do programa de gestão de estoque comece afiada. Caso não seja feito um treinamento é importante entender que sua equipe vai precisar de um bom tempo de adaptação, até aprender as funcionalidades básicas da ferramenta.

Além disso, quando não existe a opção do treinamento, muitas funções avançadas não são utilizadas pois dependem de um conhecimento específico do software. Quando isso acontece você deixa de aproveitar ao máximo os benefícios por um produto que você pagou.

6 – Conheça a equipe de suporte

A equipe de suporte é um ponto crítico na avaliação. Como a implantação de um novo programa de controle de estoque ou qualquer outro sistema de gestão é uma mudança de hábitos, vão surgir possíveis problemas.

Para solucionar estes problemas de forma rápida e prática, nada melhor que uma boa equipe de suporte disponível e acessível.

Muitas vezes, você mesmo é capaz de solucionar a maioria dos problemas de utilização de uma nova ferramenta, entretanto isto gasta tempo. Tempo é dinheiro, você pode demorar até duas horas quebrando a cabeça com um probleminha enquanto uma boa equipe de suporte poderia solucionar em 10 minutos.

Por isso, só compre um programa que tenha uma boa equipe de suporte para te auxiliar na utilização desta ferramenta.

7 – Utilize o período gratuito

Muitas empresas de software oferecem um período gratuito de utilização, geralmente 15 a 30 dias. O ideal é que você aproveite este período para verificar se este é mesmo o programa ideal para você.

É importante ficar atento que caso você não goste da experiência com determinado programa durante o período gratuito você deve cancelar o serviço antes do fim dos 30 dias.

Caso você não faça isso, por esquecimento por exemplo, você precisará pagar por algo que não lhe agradou.

8 – Converse com outros usuários

Não existe melhor forma de descobrir informações importantes do que conversar com outros usuários. Por isso, verifique quais são os principais clientes do programa de controle de estoque que você pretende adquirir e entre em contato com eles.

Pergunte sobre a facilidade de adaptação, a disponibilidade da equipe de suporte e os pontos negativos que já foram identificados por eles. Assim, você terá informações que, com certeza, não são divulgadas nas páginas de vendas.

Finalizando

Espero que estas dicas possam te ajudar a escolher o programa de controle de estoque ideal para você e seu negócio.

Ter uma boa ferramenta irá facilitar e muita a sua gestão de estoque. Entretanto, é importante escolher uma ferramenta adequada senão você irá sofrer um pouco com os problemas e inconsistências que virão.

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Forte abraço.

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