Redução de custos administrativos em pequenas empresas

Existem duas formas de aumentar o lucro de uma empresa, uma delas é aumentar o faturamento com o crescimento das vendas e a outra é reduzir os custos. Investir na redução de custos administrativos é uma ótima alternativa para quem deseja otimizar o uso dos recursos disponíveis.

Em um mercado concorrido como o atual é de suma importância que todos os recursos financeiros disponíveis sejam aproveitados com assertividade.

Ou seja, não é mais possível gastar dinheiro à vontade e acreditar que isto não terá consequências.

As despesas administrativas representam uma parcela considerável dos custos de um negócio. Em especial, para empresas que prestam serviços este tipo de despesa pode representar a maior parte dos custos do negócio.

A redução de custos administrativos pode ser feita de inúmeras formas. Neste artigo você vai encontrar dicas práticas para serem utilizadas no dia a dia de sua empresa. Veja agora como você pode aproveitar melhor seus recursos.

7 Dicas de redução de custos administrativos

Antes de iniciar as dicas é importante ressaltar a importância do perfil do empreendedor. O dono do negócio é na maioria dos casos o espelho para o restante dos funcionários da empresa, logo se o dono não se envolve em uma política de redução de custos os outros funcionários também não se envolverão.

É fundamental criar uma cultura empresarial onde todo tipo de desperdício de recursos seja combatido. Isso parte do empreendedor e de sua diretoria, não com a imposição de inúmeras ações, mas principalmente com o exemplo.

Vamos então às dicas práticas.

1 – Imprima somente o que for realmente necessário:

dicas práticas sobre a redução e custos administrativosBoa parte das soluções para redução de custos administrativos parte de ações simples que afetam o dia a dia da empresa. A primeira dica é colocar regras claras para o uso da impressora ou qualquer outro equipamento de fotocópia.

Os custos de impressão, quando somados ao fim de um longo período, são muito significativos. Por isso, é fundamental que a empresa crie uma cultura de imprimir somente o que for essencial ao negócio.

Evite ao máximo imprimir rascunhos de documentos para verificação ou documentos que servirão apenas para consulta. Faça estes serviços pelo computador. Mas, para isso funcionar a regra deve ser clara e deve ser aplicada a todos da empresa, inclusive o proprietário.

2 – Invista na redução do consumo de energia elétrica:

O consumo de energia elétrica é outro vilão de muitas empresas. É possível investir em estratégias simples que podem reduzir consideravelmente o consumo da energia em sua empresa.

A primeira delas é a utilização de lâmpadas em LED, que possuem um custo inicial maior, mas que representam uma grande economia ao longo do tempo.

Outra boa prática é apostar nos recursos naturais, como iluminação e ventilação. Em algumas empresas é possível reduzir consideravelmente o uso de ar condicionado quando são projetadas soluções para aproveitar a ventilação natural.

Por fim, vale à pena a criação de condutas para o uso racional das instalações elétricas, como apagar a luz ao sair de uma sala e desligar os equipamentos que não estão sendo utilizados. Parece tudo muito simples, mas é simples mesmo, os resultados é que podem ser impressionantes.

3 – Revise seus contratos de telefonia e internet:

A terceira dica para redução de custos administrativos é revisar os contratos com os fornecedores de telefonia e internet.

Muitas vezes é possível reduzir consideravelmente o valor da sua fatura. Para isso, é necessário ter paciência e investir em uma boa negociação. O segredo é conhecer todos os planos dos concorrentes para comparar com seu atual plano e alcançar uma condição melhor para sua empresa.

Além da revisão dos contratos com os fornecedores é necessário também rever o uso do telefone em sua empresa. Você pode criar estratégias que gerem economia para seu negócio, como utilizar o celular para ligações para outros celulares e até mesmo planos empresariais.

O importante é evitar o uso indiscriminado do telefone em seu trabalho.

4 – Elimine as despesas financeiras e renegocie taxas em bancos:

Outro custo considerável para algumas empresas são os custos financeiros e as taxas de serviços bancários.

O primeiro passo é renegociar as taxas do banco que você escolheu para sua empresa. Para isso, é importante ter um bom relacionamento com a gerência do banco. Outro cuidado fundamental é renegociar estas taxas enquanto sua empresa está bem, assim qualquer banco fará um esforço a mais para adequar as taxas à sua realidade.

Outro ponto fundamental é eliminar os custos com juros e multas. Isso pode ser feito com um bom controle de contas a pagar.

Você também deve planejar de antemão a possibilidade de realizar empréstimos e financiamentos. Para conseguir melhores taxas de juros e condições de parcelamento não deixe para negociar os empréstimos de última hora.

5 – Utilize a terceirização dos serviços:

Você também pode reduzir suas despesas administrativas utilização a terceirização de serviços.

Evite contratar profissionais para demandas muito curtas ou demandas de serviços que são esporádicas. Neste caso é melhor investir em boas parcerias. A terceirização surge como uma ótima oportunidade de evitar os custos de contratação e demissão.

A contratação quando realizada de maneira equivocada gera inúmeras custos que não foram previstos para um negócio. Mesmo que o profissional não seja demitido, quando mal contratado ele pode ser direcionado a fazer serviços que não condizem com sua remuneração e até mesmo ficar ocioso.

Por isso, antes de contratar avalie a possibilidade de terceirização dos serviços.

6 – Corte todo tipo de desperdício:

Como falado anteriormente, a redução de custos administrativos passa por ações implementadas no dia a dia da empresa. Uma delas é criar uma política de zero desperdício. Ou seja, combater todo desperdício, todas as áreas da empresa.

O desperdício deve ser combatido no processo produtivo e até mesmo na quantidade de copinhos de café descartáveis.

Para conseguir esta meta de desperdício zero é necessário um grande envolvimento de todos os colaboradores da empresa. Cada setor de seu negócio deve ser responsável em eliminar o desperdício nas tarefas que desenvolvem.

7 – Invista nos pequenos gestos:

A soma de pequenas ações pode produzir grandes resultados. Pensar desta forma é essencial para a implementação de estratégias de redução de custos administrativos.

Muitas ações, quando vistas de forma isolada, podem parecer insignificantes. Mas, é importante avaliar o todo e somar as ações planejadas. Algumas ações podem realmente não produzir grandes resultados financeiros, mas colaboram para a criação de bons hábitos dentro de sua empresa, o que é essencial para a implementação de estratégias maiores.

Por isso, crie uma política de redução de custos em toda as ações, desde as dicas citadas acima, ao meio de transporte utilizado pelos seus funcionários e às acomodações em hotéis.

Finalizando

Antes de finalizar este artigo que ressaltar a importância do diretor da empresa em ouvir seus funcionários na hora de planejar ações de redução de custos administrativos. Os funcionários conhecem cada detalhe das operações de uma empresa e podem colaborar significativamente em todo este processo.

Por isso, esteja de olhos e ouvidos bem abertos ao que seus funcionários podem te ensinar sobre sua própria empresa.

Confira um resumo das 7 dicas que estão neste artigo:

  • Imprima somente o que for realmente necessário;
  • Invista na redução do consumo de energia elétrica;
  • Revise seus contratos de telefonia e internet;
  • Elimine as despesas financeiras e renegocie taxas em bancos;
  • Utilize a terceirização dos serviços;
  • Corte todo tipo de desperdício;
  • Invista nos pequenos gestos.

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Forte abraço.

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