Sistema de Gestão Empresarial: Como escolher o ideal para seu negócio

Ter um Sistema de Gestão Empresarial é essencial para muitas empresas. Um bom sistema pode trazer praticidade, economia e segurança às tarefas do dia a dia.

O mercado de sistemas de gestão possui inúmeras opções para todos os tipos de empresas. Soluções que atendem desde pequenas empresas a grandes multinacionais.

É possível ainda encontrar softwares bem específicos, como softwares para pequenos prestadores de serviço, como dentistas e médicos, e softwares destinado a grandes lojas, como supermercados e lojas de conveniências.

Além dos diversos tipos de software, outro ponto que pode variar muito é o preço. Hoje em dia é possível trabalhar em pequenas empresas com softwares muitas vezes gratuitos, claro que as funcionalidades são limitadas. Mas, o mercado possui preços diversos, muitas vezes justificados pelas várias funcionalidades e benefícios.

A precificação de um sistema pode variar quanto à modalidade de pagamento, em alguns casos o software é pago em parcela única, como na compra de um produto. Em outros casos o software é como uma mensalidade que precisa ser paga mensalmente.

O que é um Sistema de Gestão Empresarial?

como escolher um sistema de gestão empresarialDe forma simples e prática é possível definir o sistema de gestão como um programa de informática que opera todas as tarefas diárias de uma empresa. Ou seja, tudo que seria feito por formulários e documentos impressos é realizado no sistema de gestão.

O sistema de gestão se integra a todas as áreas e traz como um de seus grandes benefícios a automatização na transmissão de informações, como a realização de pedidos, emissão de notas fiscais, controle do fluxo de caixa, controle do estoque, recursos humanos, contas a pagar e receber, entre tantas outras necessidades de cada empresa.

Desta forma o sistema de gestão empresarial integra todos os departamentos de uma empresa, automatiza seus processos e cria um grande banco de dados com todas as informações do negócio.

Portanto, é uma ferramenta fundamental nos dias de hoje. Não só para as grandes corporações, mas também para as pequenas empresas que se tornam mais competitivas e mais eficientes quando passam a utilizar um bom sistema de gestão.

Como funciona um sistema de gestão?

Um sistema de gestão convencional é dividido em pequenas partes, geralmente estas partes são cada departamento da empresa. Ou seja, cada departamento terá acesso ao módulo que for realmente do seu interesse.

Em uma empresa convencional teremos módulos para o departamento pessoal, o departamento financeiro, departamento de vendas, controle de estoque, produção, e tantas outros departamentos necessários para o funcionamento de um negócio.

Existem duas vantagens em utilizar um sistema que pode ser dividido por departamentos. A primeira deles é o foco no essencial, o departamento terá disponibilidade em sua tela somente aquilo que é necessário para a execução do seu trabalho.

A segunda vantagem é a segurança quanto ao controle das informações, assim funcionários responsáveis pelo controle de estoque não tem acesso ao departamento financeiro.

Além da divisão em departamentos, um programa de gestão empresarial possui três interfaces distintas:

  • Plataforma de trabalho: é a plataforma visualizada por todos os funcionários da empresa, onde serão inseridos os dados e gerados os relatórios;
  • Banco de dados: onde serão armazenados os dados de todos os departamentos;
  • Plataforma de programação: é uma parte do sistema onde é possível alterar códigos, configurar ou personalizar funções e rotinas do programa.

Principais vantagens de um programa de gestão empresarial

Comprar e utilizar de forma adequado um programa de gestão empresarial não é apenas moda do mercado, mas uma necessidade real para as empresas de hoje em dia.

Para alcançar as diversas vantagens que um sistema de gestão empresarial pode trazer para um negócio é importante estar atento a duas coisas. A primeira delas é adquirir um software adequado para seu negócio e a segunda é ter uma equipe bem treinada para utilizar corretamente a ferramenta.

Só assim é possível usufruir de todas as vantagens que um programa de gestão pode trazer ao seu negócio.

Vamos então às principais vantagens que podem ser alcançadas:

  • Aumento da produtividade da empresa;
  • Melhor gestão do estoque e redução do mesmo;
  • Redução no número de funcionários e melhor aproveitamento da mão de obra;
  • Melhoria na gestão financeira e controle de fluxo de caixa;
  • Eliminação do uso de interfaces manuais;
  • Otimização do fluxo de informação dentro da empresa;
  • Reduz o tempo de processos gerenciais e tomadas de decisão;
  • Controle eficiente de todas as operações da empresa;
  • Incorporação de boas práticas de gestão na empresa.

Como escolher o software ideal

Existem alguns critérios importantes para a escolha de um software de gestão empresarial, estar atento a estes detalhes poderá facilitar a implantação do sistema e ter sucesso com a sua escolha.

1 – Avaliação das funcionalidades:

O primeiro ponto na escolha de um sistema de gestão empresarial é a avaliação das funcionalidades disponíveis no sistema. Existem sistemas mais complexos e mais simples.

É importante você verificar se o sistema é realmente compatível com seu negócio, ou seja, se possui todas as funcionalidades que você deseja implementar em sua empresa.

Para uma empresa pequena é interessante fazer a opção por sistemas mais simples, com menor número de funcionalidades, pois isso reduz o custo com a aquisição e implantação do sistema. Mas, desde que o sistema atenda às expectativas e necessidades da empresa.

2 – Avaliação do custo e benefício:

Outro ponto fundamental é avaliar o custo benefício da implantação do sistema de gestão. Como falado anteriormente, existem sistemas mais simples com funções básicas que atendem boa parte das empresas e sistemas mais complexos com diversas funções.

É certo que os sistemas mais simples terão um custo menor, não só de aquisição, mas também de treinamento do pessoal e de suporte quando necessário.

Avalie a real necessidade de investir em um sistema mais complexo e se este sistema trará tantas vantagens assim, em relação a um sistema mais simples.

3 – Compatibilidade com equipamentos:

Vale também avaliar a compatibilidade do programa de gestão a ser adquirido com os equipamentos que você já possui. Ou até mesmo com algum sistema específico que você pretende manter em sua empresa.

A aquisição de um software incompatível com seus equipamentos pode resulta em um custo muito maior do que o previsto inicialmente. Por isso é importante ter atenção a este detalhe simples, que muitas vezes pode passar despercebido.

Além disso, verifique a compatibilidade do sistema com a integração à contabilidade e sistemas fiscais de órgãos federais, estaduais e municipais.

4 – Treinamento e suporte:

O treinamento para a equipe que irá utilizar o sistema de gestão empresarial é essencial. Um bom sistema sem um bom treinamento do pessoal é ineficiente.

Por isso, ao adquirir um software fique atento à disponibilidade do fornecedor realizar um treinamento com sua equipe. Este treinamento é essencial, mesmo que seja realizado via vídeo ou por um curso institucional da empresa.

Além do treinamento outro ponto que merece destaque é o suporte. Contar com um suporte acessível e que esteja disponível para auxiliar na resolução de problemas e personalização do sistema é fundamental.

Ter um sistema de gestão que pare de funcionar em determinado departamento ou apresente falhas é garantia de atraso em vários departamentos, visto a sincronização das informações.

Finalizando

Implantar um bom sistema de gestão empresarial não se resume apenas em escolher um software. É importante envolver todos os usuários, ter o apoio dos diretores da empresa, ter objetivos claros e expectativas realistas quanto aos benefícios que o sistema trará à empresa.

Com uma equipe dedicada e bem treinada a implantação de um sistema de gestão é um sucesso em qualquer negócio. Para você que deseja implantar um sistema de gestão em sua empresa, não deixe de avaliar as diversas opções do mercado.

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